Onko tehokas työskentely tylsää puurtamista?

Minua kuvaillaan usein tehokkaaksi. Vaikka otan tämän kohteliaisuutena tiedän, etteivät kaikki sitä sellaiseksi tarkoita. Kerran sain jopa suoraa palautetta, joka kuului suunnilleen näin: liiallisen tehokas – joskus voisi vain mennä virran mukana ja nauttia työstä.

Pysähdyin hieman ihmeissäni tämän kommentin äärelle. Mitä on liiallinen tehokkuus? Tarkoittaako tehokkuus automaattisesti sitä, ettei nauti työn tekemisestä?

Mitä tehokkuus on?

Itselleni tehokkuuden yksi määritelmä on asioiden hoitaminen mahdollisimman vähillä resursseilla. Oli kyse sitten rahasta tai ajasta (jotka lopulta ovat monessa työasiassa aika lailla sama asia), en näe järkeä tuhlata kumpaakaan. Kun eteeni tulee uusi tehtävä tai ratkaistava ongelma, aivoni alkavat välittömästi raksuttaa löytääkseen mahdollisimman tehokkaan tavan saada asia valmiiksi tai ratkaisu löydettyä. Tämä ajatteluprosessi on itse asiassa jo itsessään minulle luovaa ja hauskaa tekemistä, mutta siitä lisää toisella kertaa.

Tarkoittaako tämä sitä, että pyrin olemaan tehokas kaikessa? Kyllä. Tarkoittaako tämä, että en osaa ottaa aikaa luovuudelle ja hauskuudelle? Ei.

Työpäivän aikasyöpöt kuriin

Otetaan esimerkiksi tyypillinen työpäiväni, jossa isoimmat aikasyöpöt ovat sähköposti ja pikaviestit sekä loputon määrä kokouksia. Lisäksi minulla on päivittäin joukko hallinnollisia tehtäviä, jotka on saatava valmiiksi määräaikaan mennessä. Näissä kolmessa asiassa (viestit, kokoukset, hallinnolliset työt) olen luonut itselleni mahdollisimman tehokkaat prosessit. Toisin sanoen, olen optimoinut näihin asioihin käyttämäni ajan siten, että työpäiviini jää mahdollisimman paljon yhtäjaksoista aikaa luovalle työlle ja ideoinnille.

Aikasyöppöjen hoitaminen pois alta mahdollisimman tehokkaasti tuo itselleni iloa. Se myös mahdollistaa luovuuden ja ajan käyttämisen sellaisiin asoihin, joiden tekemisestä nautin todella paljon. Sanoisin siis, että tehokkuus tuo päiviini iloa sekä itsessään että välillisesti.

Tehokkaat prosessit auttavat yllättävissä tilanteissa

Päivätyöni on hyvin ennakoimatonta. Aamulla ei voi koskaan tietää mitä päivä tuo tullessaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettenkö voisi soveltaa työssäni perusprosesseja. Tietyt asiat toistuvat nimittäin joka tapauksessa päivästä toiseen. Ja valtaosan yllättävistäkin asioista voi ainakin prosessitasolla ennakoida.

Kuulen usein ihmisten sanovan, että he eivät voi suunnitella työtään ja rakentaa tehokkaita prosesseja juurikin ennakoimattomuuden ja jatkuvien yllätysten vuoksi. Sanon suoraan olevani asiasta täysin eri mieltä. Toimivat ja tehokkaat prosessit antavat tilaa nopealle, luovalle ja spontaanille toiminnalle silloin kun sille on tarve.

Luovuus ja tehokkuus eivät ole toistensa vastakohdat. Sitä eivät ole myöskään hauskuus ja tehokkuus. Oman kokemukseni mukaan nämä asiat täydentävät toisiaan ja mahdollistavat tasapainoisen ja palkitsevan työnteon, joka vie varmasti kohti asetettuja tavoitteita.